Có phải quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung. Câu trả lời là: đúng và không đúng. Chúng có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có rất nhiều điểm khác nhau và đủ để tách quản lý dự án ra thành một ngành tách biệt.

 Sự khác nhau lớn nhất là ở chỗ dự án thì mang tính trình tự chứ không theo các hoạt động thông thường như trong quản lý nói chung. Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án, thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận.Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định nghĩa: “Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay một kết quả độc nhất nào đó”.

Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa. Và tất nhiên cũng có nghĩa là, một dự án phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể (tiến độ, thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) và đòi hỏi kết quả thực hiện công việc phải theo yêu cầu (kết quả).Nói cách khác, mục tiêu của dự án gồm: Kết quả dự án Chi phí dự án Tiến độ dự án Quy mô dự án Có người có định nghĩa khác rằng, dự án là một trình tự các giải pháp nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể. Đó có thể là một sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, một chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao thông, dân số hay vấn đề môi trường. HOẠCH ĐỊNH VÀ VAI TRÒ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Tại sao nhiều dự án bị thất bại, thể hiện lãng phí tiền của và có thể phải hủy bỏ. Nhiều số liệu thống kê chỉ ra rằng, có ít nhất một phần ba chi phí để phát triển sản phẩm là dùng để làm lại dự án. Có nghĩa là cứ trong ba kỹ sư được chọn ra để làm một dự án thì có một người phải sử dụng toàn thời gian của mình để làm lại những gì mà hai người kia đã làm sai lúc đầu.Có người nghĩ rằng dự án xây dựng thì luôn phải được xác định rõ ràng và dễ dàng kiểm soát hơn các dự án trong lĩnh vực nghiên cứu khác, nhưng thực tế cũng không thoát được những thất bại tương tự.Nguyên nhân đầu tiên mà không phải ai cũng nhận ra, đó là công tác hoạch định. Một dự án có kế hoạch kém chất lượng sẽ dẫn đến thất bại sớm. Người ta thường có thói quen tiến hành ngay một công việc, ngay cả là công việc mới mẻ để nhanh chóng hoàn thành. Kết quả là phải sử dụng nhiều thời gian hơn dự kiến để làm lại những việc bị sai, sửa chữa những công việc bị bế tắc do đi chệnh hướng.Vai trò của nhà quản lý là ở chỗ nào? Nếu bạn là một nhà quản lý và phải vắng mặt ở đơn vị trong một thời gian tương đối dài mà hoạt động của đơn vị bị giảm sút thì chứng tỏ vai trò của bạn đã tác động tích cực lên công việc của đơn vị. Và nếu, “không mợ thì chợ cũng đông” thì chứng tỏ điều ngược lại. Và nếu không như thế thì làm sao có thể phân biệt đâu là một nhà quản lý giỏi, đâu là nhà “kỹ trị” và đâu là nhà “chính trị”. Mà một người thì không thể có được tất cả. Trong quản lý dự án cũng hoàn toàn tương tự.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ

Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra: “quản lý dự án là việc áp dụng:Kiến thứcKỹ năngCông cụ, vàKỹ thuậtvào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra”. Quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp các quy trình:Lập kế hoạch dự án

Thực hiện dự án
Điều hành và kiểm soát dự án
Kết thúc dự án
Một sai lầm mà các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường mắc phải đó là, muốn lên kế hoạch tổng thể và chi tiết cho toàn bộ các bộ phận dự án. Thoạt đầu, những tưởng việc làm đó là thể hiện sâu sát nhưng thực sự chúng đã chứa đựng nhiều khiếm khuyết vì họ hoàn toàn không đủ dữ kiện ban đầu, dẫn đến quyết định chủ quan áp đặt. Một người, kể cả lãnh đạo chẳng thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu. Quy tắc đầu tiên của quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải cùng nhau lên kế hoạch.

Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành. Họ giúp cho các nhóm dự án hoàn thành công việc, giải quyết các vấn đề cản trở công việc, tìm ra các nguồn lực khan hiếm mà nhóm dự án cần, và bảo vệ họ khỏi những thế lực bên ngoài có thể làm gián đoạn công việc dự án. Người quản lý không phải là ngôi sao trong các nhóm dự án mà trên hết họ phải là một người lãnh đạo theo đúng nghĩa của từ này.

Có một định nghĩa về lãnh đạo rất hay, nôm na là: “...lãnh đạo là nghệ thuật khiến cho những người khác trở nên muốn làm những công việc mà mình cho rằng nên được làm”. Khác với kẻ độc tài thì bắt ép người khác làm những gì mà mình muốn.

Lên kế hoạch, thiết kế lộ trình, và điều hành công việc là phần của lãnh đạo. Làm sao cho, nếu thiếu sự lãnh đạo thì các dự án chỉ có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản tối thiểu, nhưng với sự lãnh đạo thì kết quả sẽ vượt xa hơn nhiều.

LẬP KẾ HOẠCH

Kế hoạch là quan trọng nhưng không phải là tất cả. Tất nhiên lập kế hoạch là công cụ chính yếu được áp dụng trong quản lý dự án, nhưng làm cho mọi người cùng hiểu được mục tiêu cần đạt đến của dự án là gì hoặc đưa ra một cấu trúc phân việc để xác định rõ ràng tất cả những công việc cần phải làm thì quan trọng hơn nhiều. Nói theo cách hoa mỹ, nếu không có sự quản lý tốt cho dự án thì việc lên kế hoạch chỉ đơn thuần là việc tính toán những thất bại với một độ chính xác cao hơn mà thôi. DỰ ÁN MỘT NGƯỜI Có khi dự án chỉ có một người làm, nhưng đó không phải là quản lý dự án. Đơn vị của bạn cử một người đến học lớp ngắn hạn về bồi dưỡng quản lý dự án, nhưng như vậy có nghĩa họ là người duy nhất làm việc trong các dự án của đơn vị. Trong đời thực, một công việc chỉ một người làm vẫn có thể gọi là một dự án vì nó cũng có những đặc điểm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, yêu cầu công việc, phạm vi công việc và cũng có xác định ngân sách cho dự án. Nhưng một khi bạn làm việc một mình thì chẳng cần phải có nhiều hướng phải chọn lựa, trừ khi bạn là một người có thể “phân thân”. Dự án một người đòi hỏi khả năng tự quản lý cao, tự quản lý quỹ thời gian tốt, tự đưa ra một danh mục công việc cần phải làm. Tuy nhiên, nếu không có hợp tác làm việc với những người khác thì đó không thuộc về kỹ năng quản lý dự án. CÁI BẪY MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN THƯỜNG MẮC PHẢI

Quan điểm thông thường cho rằng những nhà quản lý dự án cũng phải tham gia một phần vào các công việc hằng ngày của dự án đó.

Nếu trong một nhóm làm dự án mà người quản lý dự án tất yếu sẽ phải vừa làm nhiệm vụ quản lý đồng thời cũng là người trực tiếp tham gia công việc trong nhóm thì thông thường công việc trong nhóm sẽ được ưu tiên hơn.

Nhưng điều đó có nghĩa là việc quản lý dự án sẽ không được thực hiện. Họ nghĩ rằng nhóm dự án sẽ tự lo liệu nhưng ngược lại, nhóm chẳng bao giờ làm điều đó cả. Thực tế nếu nhóm dự án có thể tự quản lý thì ngay từ đầu đã chẳng cần đến những nhà quản lý dự án làm gì.

Và đáng tiếc, trước đó họ được khen (cảm tính) là một người “quán xuyến” nhưng khi đánh giá kết quả quản lý (định lượng) thì họ bị phê bình là nhà quản lý tồi.

Đối với những nhóm nhỏ, vài ba người thì người quản lý dự án có thể làm thêm một số công việc cụ thể. Nhưng khi số thành viên tăng lên thì việc vừa làm công việc cụ thể lại vừa quản lý là không thể vì họ sẽ thường xuyên bị kéo ra khỏi công việc quản lý do các thành viên trong nhóm luôn cần có sự góp sức của họ.

Nhiều người không hiểu thấu đáo thế nào là quản lý dự án và họ nghĩ rằng có thể làm cả hai việc cùng lúc. Do vậy, ai cũng muốn làm quản lý. Trường hợp đó, tốt nhất hãy chọn một dự án nhỏ và giao cho họ để họ tự khẳng định mình.

KHÔNG THỂ CÓ TẤT CẢ

Một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thất bại của một dự án là người chủ dự án hoặc nhà tài trợ dự án muốn nhà quản lý dự án phải hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, với ngân sách ấn định, tại một quy mô yêu cầu, và phải đáp ứng các tiêu chuẩn về kết quả.

Nói cách khác là phải đáp ứng đầy đủ 4 yếu tố của dự án. Nhưng thật không may, điều này là không thể.

Mối quan hệ giữa các yếu tố có thể được biểu diễn như sau: C = f (P, T, S)

Trong đó: 

C: Chi phí dự án

P: Kết quả dự án

T: Tiến độ dự án

S: Quy mô dự án

Phương trình này có nghĩa là: “Chi phí là một hàm số của kết quả công việc, tiến độ thời gian và quy mô”. Không thể nào, với một chi phí ấn định mà dự án phải hoàn thành trong thời gian ngắn nhất, với bất kể quy mô ra sao.