Có rất nhiều cách khác nhau thể hiện các giai đoạn trong vòng đời của một dự án. Trước hết, một dự án không được quản lý tốt thường trải qua các giai đoạn sau:

Khởi đầu dự án

Hồ hởi, hạ quyết tâm

Ảo tưởng, tan vỡ

Hỗn loạn

Tìm lỗi và đổ lỗi

Trừng phạt, ngược đãi

Bất hợp tác gia tăng

Quay lại xác định yêu cầu dự án

Về tổng quát, một dự án sẽ có giai đoạn mở đầu, ở giữa và kết thúc.

Dự án luôn bắt đầu bằng những ý tưởng, những khái niệm lúc này thường chưa rõ ràng và thiếu mạch lạc. Ở giai đoạn này, nhóm dự án phải xác định các định nghĩa về mọi công việc trước khi tiến hành. Do nóng vội hoặc vì nhiều nguyên nhân khác nhau, dự án được tiến hành một cách chủ quan thường dẫn đến trục trặc trong chính quy trình dự án.

Vòng đời của một dự án có thể bao gồm các giai đoạn như sau:

(i) Giai đoạn nền tảng dự án: nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị, xác định tình hình cạnh tranh.

(ii) Giai đoạn định nghĩa dự án: xác định vấn đề, phát triển tầm nhìn, đánh giá và viết báo cáo dự án, liệt kê công việc.

(iii) Hoạch định dự án: chiến lược phát triển, kế hoạch bổ sung, quản lý rủi ro.

(iv) Thực hiện dự án: làm tất cả các công việc, giám sát quy trình, điều chỉnh kế hoạch hoạt động.

(v) Kết thúc dự án: báo cáo cuối cùng, rút ra bài học kinh nghiệm.

CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG QUẢN LÝ MỘT DỰ ÁN

Vạch ra lịch trình các bước, đặc biệt là lý thuyết thì rất dễ nhưng thực hiện các bước của chính mình đặt ra thì khó đến vô cùng. Thử hình dung nó như là một lịch học tập, nghỉ ngơi, giải trí của một cậu học trò cấp 2 tự lập vậy, rất khoa học, nghiêm túc và đầy quyết tâm nhưng chẳng bao giờ thực hiện cho đúng được. Các bước có thể theo trình tự sau: (i) Xác định vấn đề (ii) Phát triển các phương án giải pháp (iii) Lên kế hoạch, cụ thể Cái gì phải làm?Làm như thế nào?Tốn kém bao nhiêu? Cần những gì để làm?(iv) Thực hiện kế hoạch(v) Kiểm soát và điều hànhDự án đang đi đúng hướng không?Nếu không thì phải làm gì?

Có cần thay đổi kế hoạch không?

(vi) Kết thúc dự án

Những gì đã làm tốt?

Những gì cần cải thiện?

Bài học rút ra là gì?

Kết quả của dự án là một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn một công trình xây dựng, một sản phẩm hàng hoá hay một sản phẩm dịch vụ cụ thể thì dễ dàng xác định.

Tuy nhiên, với một sản phẩm vô hình, chẳng hạn dự án nâng cao chất lượng đào tạo đại học, dự án xây dựng bình đẳng giới thì khó xác định hơn. Nó có thể được đánh giá thông qua một kết quả khác, hoặc đánh giá theo cách: có và không có dự án.

<<<Trước         Tiếp Theo>>>